Sygnalista - procedura zgłaszania naruszeń

Załącznik nr 1 do Zarządzenia 


Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów oraz podejmowania działań następczych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Dzierżoniowie 
Słownik pojęć


§ 1. Przez użyte w procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych - zwanej dalej procedurą – określenia rozumie się:
1) anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;
2) działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane dokonanym zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza, lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
3) działanie następcze – działanie podjęte przez Komisję w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury;
4) informacje o naruszeniu prawa – informacje, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informacje dotyczące próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
5) informacje zwrotne – informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, przekazane sygnaliście;
6) Komisja – Komisja do spraw obsługi zgłoszeń naruszeń prawa, powołana przez Dyrektora PUP w Dzierżoniowie;
7) kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane
z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług, lub pełnienia funkcji lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
8) naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub ma na celu obejście prawa;
9) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznemu w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
10) osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
11) osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa sygnaliście, tj. małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu;
12) ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
13) wstępna weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego – ustalanie czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz ustalenie czy zgłoszenie dotyczy naruszeń w dziedzinie właściwości PUP w Dzierżoniowie, a jeżeli nie – ustalenie organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
14) zgłoszenie zewnętrzne – przekazanie pisemne  lub elektronicznie do PUP w Dzierżoniowie informacji o naruszeniu prawa;
15) Dyrektor PUP – Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Dzierżoniowie.
16) PUP- Powiatowy Urząd Pracy.


§ 2. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą, w tym:
1) pracownik;
2) pracownik tymczasowy;
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) przedsiębiorca;
5) prokurent;
6) akcjonariusz lub wspólnik;
7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9) stażysta;
10) praktykant;
11) wolontariusz;
12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno- Skarbowej i Służby Więziennej i ich rodzin;
13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.


Przedmiot zgłoszenia
§ 3. Przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa w zakresie dziedzin:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
4) ochrony środowiska;
5) ochrony prywatności i danych osobowych;
6) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
7) konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-7.

Role i zakres odpowiedzialności
§ 4.
1. Komisja:
    1) gwarantuje, że procedura oraz związane z przyjmowaniem przetwarzanie danych osobowych:
          a) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,
          b) zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby której dotyczy zgłoszenie,
    2) Dyrektor PUP nadaje imienne upoważnienia  członkom wykonującym czynności w ramach procedury.
2. Członkowie Komisji wykonujący czynności w ramach procedury zobowiązani są do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.
3. Członkowie Komisji uczestniczący w działaniach następczych zobowiązani są do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia osób, których zgłoszenie dotyczy.
4. Za wykonywanie zadań wynikających z procedury odpowiada Komisja, która realizuje zadania w zakresie:
1) przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych;
2) dokonywania wstępnej weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych;
3) podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych;
4) spełnienia obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty oraz kontaktu z sygnalistą, w razie potrzeby pozyskania dodatkowego wyjaśnienia lub dodatkowych informacji w zakresie przekazanego zgłoszenia, jakie mogą być w posiadaniu sygnalisty;
5) informowania sygnalisty o przekazaniu zgłoszenia zewnętrznego wg właściwości do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
6) wydawania na żądanie sygnalisty zaświadczenia, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie;
7) prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych;
8) sporządzania dla Rzecznika Praw Obywatelskich za rok kalendarzowy sprawozdania zawierającego dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych;
9) prowadzenia na stronie BIP zakładki „zewnętrzne zgłoszenia nieprawidłowości”, zawierającej aktualne informacje w zakresie: zgłaszania nieprawidłowości, warunków objęcia ochroną sygnalisty, trybie postępowania ze zgłoszeniami zewnętrznymi;
10) przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury;
11) zapewnienia bezstronności podczas prowadzonych postępowań.

Kanały zgłoszeń
§ 5.
1. Zgłoszenia zewnętrzne dokonywane są pisemnie.
2. Zgłoszenie zewnętrzne pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.
3. Zgłoszenia zewnętrzne, o których mowa w ust. 2 zgłaszane są poprzez dedykowane kanały zgłoszeń, w szczególności:
          1) za pomocą poczty elektronicznej na adres sekretariat@dzierzoniow.praca.gov.pl lub adres na skrzynkę do e-doręczeń:
                     AE:PL-78531-34776-IRUTC-20 w zaszyfrowanym pliku opisanym jako: „Zgłoszenie 
                        zewnętrzne naruszenie prawa.”. W powyższym przypadku hasło do pliku należy 
                przekazać odrębną wiadomością, np. za pomocą kontaktu telefonicznego pod 
                nr tel. 74832-03-80
2) w formie listownej na adres: Powiatowy Urząd Pracy w Dzierżoniowie, Rynek 27, 58- 200 Dzierżoniów z dopiskiem na kopercie np. „Zgłoszenie zewnętrzne naruszenie prawa.”.


§ 6.
1. Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać w szczególności:
1) dane osobowe sygnalisty niezbędne do identyfikacji, w tym adres do kontaktu;
2) datę i miejsce sporządzenia;
3) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
4) opis nieprawidłowości zauważonych w związku z wykonywaniem pracy.
2. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
3. Wzór zgłoszenie określa załącznik nr 1 do Regulaminu.

Tryb postępowania ze zgłoszeniami
§ 7.
     1. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, przetwarzania danych osobowych oraz podejmowania działań następczych upoważniona jest Komisja, o której mowa w § 4 ust. 4.
     2. Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika, pracownik ten jest zobowiązany do:
        1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie,
        2) niezwłocznego przekazania zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.


Rejestr zgłoszeń zewnętrznych
§ 8.
1. Zgłoszenia, o których mowa w § 5 rejestrowane są przez Komisję.
2. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych zawiera:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia;
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) datę dokonania zgłoszenia;
5) informację o podjętych działaniach następczych (w tym np. wskazanie organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, do którego zgłoszenie zostało przekazane oraz datę przekazania, datę poinformowania sygnalisty o przekazaniu zgłoszenia organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych);
6) informację o wydaniu – na żądanie sygnalisty - zaświadczenia, potwierdzającego, że sygnalista podlega ochronie;
7) datę zakończenia sprawy;
8) informację o niepodejmowaniu dalszych działań w związku z ponownym zgłoszeniem tej samej nieprawidłowości;
9) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia, o ile Komisja posiada te dane.
3. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych stanowi załącznik nr 3.

Etap weryfikacji i działań następczych
§ 9.
1. Komisja:
1) przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;
2) dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego i jeśli ustali, że:
a) zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie naruszenia nie jest w obszarze/dziedzinie należącym do zakresu działania PUP w Dzierżoniowie przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach 30 dni, do organu właściwego do podjęcia działań następczych, o czym informuje sygnalistę;
b) zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie dotyczy naruszeń 
z zakresu działania PUP w Dzierżoniowie - rozpatruje zgłoszenie.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b Komisja podejmuje:
1) działania następcze z zachowaniem należytej staranności;
2) przekazuje sygnaliście, jeśli ten podał adres do kontaktu:
a) potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zewnętrznego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, chyba że sygnalista wyraźnie wystąpił z odmiennym wnioskiem w tym zakresie Komisja ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie tożsamości sygnalisty,
b) informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy, a w uzasadnionych przypadkach po wcześniejszym poinformowaniu sygnalisty, 6 miesięcy - od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego;
c) informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających, wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego,
d) zaświadczenie (nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania wydania zaświadczenia), w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie,
e) prośbę o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu, z zastrzeżeniem § 10-11.

§ 10. W przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, nie przedstawiono istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym Komisja może nie podjąć działań następczych.
Informacja o niepodjęciu działań następczych z podaniem uzasadnienia przekazywana jest sygnaliście. W razie kolejnego zgłoszenia – pozostawiana jest bez rozpatrzenia; o tym fakcie nie informuje się sygnalisty.

§ 11. W przypadku, gdy sygnalista sprzeciwi się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji, lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości – odstępuje się od tego żądania.

§ 12. W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Komisja może przekazać zgłoszenie zewnętrzne jednostkom organizacyjnym lub innej jednostce, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

Postępowanie ze zgłoszeniami anonimowymi
§ 13. Informacje o naruszeniach prawa zgłoszone anonimowo nie są rozpatrywane w trybie określonym niniejszą procedurą.

Ochrona sygnalisty
§ 14.
1. Od momentu dokonania zgłoszenia sygnalista podlega ochronie w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość) oraz w zakresie działań odwetowych.
2. Warunkiem objęcia ochroną jest uzasadnienie/wykazanie kontekstu związanego z pracą oraz działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw, by sądzić że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.
4. Sygnalista może wystąpić z roszczeniem o zadośćuczynienie lub odszkodowanie z tytułu działań odwetowych.
5. Sygnalista może wystąpić o nieodpłatną pomoc prawną i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. 
Sygnalista  w bezpieczny sposób może uzyskać informacje na temat przysługujących mu środków ochrony prawnej nieodpłatnej pomocy prawnej w punkcie Starostwa Powiatowego w Dzierżoniowie na zasadach określonych dla tego punktu. 

§ 15.
1. Komisja zapewnia:
1) ochronę poufności i anonimowości,
2) wydawanie na żądanie sygnalisty zaświadczenia, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie.
2. Komisja, w przypadku sygnalisty, będącego pracownikiem urzędu lub dostawcą towarów i usług, zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, próbą lub groźbą ich zastosowania. W tym celu podejmuje działania polegające w szczególności na:
1) ochronie przed mobbingiem i dyskryminacją, przymusem, zastraszaniem, wykluczaniem;
2) ochronie przed niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniem i inne;
3) niewypowiadaniu, nieodstępowaniu lub nierozwiązywaniu bez wypowiedzenia umowy sprzedaży lub dostawy towarów, lub świadczenia usług, której stroną jest sygnalista;
4) doprowadzeniu do ukarania osób, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem sygnalisty.

§ 16. Przepisy § 14-15 stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

§ 17.
1. Sygnalistę należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne w razie postępowania sądowego, przygotowawczego i sądowo administracyjnego.
2. Osobom, których dane osobowe są przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych, należy przekazać szczegóły dot. tego przetwarzania, w myśl postanowień art. 14 ust. 1-3 RODO, chyba że istnieje możliwość odstąpienia od
tego obowiązku, zgodnie z postanowieniami art. 14 ust. 5 RODO. Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 2 do procedury.


Ochrona danych osobowych


§ 18.
Członkowie Komisji, po otrzymaniu zgłoszenia przetwarzają dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działań następczych.
1. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
2. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem podlegają zniszczeniu po upływie okresu przechowywania, z zastrzeżeniem ust. 5.
4. W przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych, lub sądowo administracyjnych nie podlegają zniszczeniu na zasadach określonych w ust. 3.


Przepisy końcowe
§ 19. Przepisy niniejszej procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata.

§ 20. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.