Zewnętrzne zgłoszenia nieprawidłowości

Kto może dokonać zgłoszenia zewnętrznego?

Osobą uprawnioną do dokonania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa (sygnalistą) może być osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą, w tym:

1. pracownik,
2. pracownik tymczasowy,
3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
4. przedsiębiorca
5. prokurent,
6. akcjonariusz lub wspólnik,
7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
9. stażysta
10. praktykant,
11. wolontariusz,
12. funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej i ich rodzin,
13. żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.

 Czy sygnalista podlega ochronie?

Tak - podlega ochronie w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość danych) i w zakresie działań odwetowych od momentu dokonania zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego - wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń pod warunkiem, że posiadał uzasadnione podstawy, by sądzić że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Powyższa ochrona dotyczy również osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

Do kogo, gdzie i jak dostarczyć zgłoszenie zewnętrzne?

W ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych można zgłaszać naruszenia prawa dotyczące sprawy wymienionych w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów, w kontekście związanym z pracą, należące do właściwości organów powiatu, pisemnie w postaci papierowej lub elektronicznej poprzez dedykowane kanały, w szczególności: 

1. za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@pow.dzierzoniow.pl,
2. w formie listownej na adres: Starostwo Powiatowe w Dzierżoniowie, Rynek 27, 58-200 Dzierżoniów z dopiskiem na kopercie np. „Zgłoszenie zewnętrzne”, „Komisja ds. obsługi zgłoszeń naruszeń prawa”.

Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.

Zgłoszenie powinno być przekazane na formularzu (wzór znajduje się w załączniku poniżej).

Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, przetwarzania danych osobowych oraz podejmowania działań następczych jest upoważniona Komisja ds. obsługi zgłoszeń naruszeń prawa, która dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego i w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz naruszeń z zakresu działania Zarządu Powiatu – rozpatruje takie zgłoszenie.

W przypadku gdy zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz zgłoszenie naruszenia nie jest w obszarze/dziedzinie należącym do zakresu działania Zarządu Powiatu, przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach 30 dni, do organu  właściwego do podjęcia działań następczych, o czym informuje sygnalistę.

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych zostały zamieszczone w załączonym poniżej wzorze zgłoszenia zewnętrznego. 

W jakim terminie zgłoszenie zewnętrzne powinno być rozpatrzone?

Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne jest zasadne, Komisja:

1. podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności,
2. przekazuje sygnaliście, jeśli podał adres do kontaktu:
   1. potwierdzenie otrzymania zgłoszenia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, chyba że sygnalista wyraźnie wystąpił z odmiennym wnioskiem w tym zakresie, Zarząd Powiatu ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie tożsamości sygnalisty,
   2. informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy, a w uzasadnionych przypadkach po wcześniejszym poinformowaniu sygnalisty, 6 miesięcy - od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego,
   3. informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających, wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego,
   4. zaświadczenie (nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania wydania zaświadczenia), w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie,
   5. prośbę o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. 

Jakie zgłoszenia zewnętrzne nie będą rozpatrywane?

Zgłoszenia anonimowe nie są rozpatrywane.